Souhaitez-vous libérer la totalité de notre shop, à tous les collaborateurs, tout en gardant le contrôle des commandes effectuées ? Nous avons préparé une procédure d’autorisation pour cette demande. Que devez-vous faire ?
Contactez-nous. Nous vous créerons un login spécial qui vous permettra de :
Enregistrer de nouveaux utilisateurs dans notre shop.
Décider du nombre d’utilisateur (donneur d’ordre), d’administrateur (approbateur) pouvant approuver les commandes.
(Supérieurs / Hiérarchie des utilisateurs)
Ci-dessous, vous pouvez voir le processus complet d’une procédure d’approbation, y compris l’ouverture de ‘’qui commande’’. Pour simplifier l’ensemble du processus, appelons les différents protagonistes comme suit :
Admin = Approbateur
Utilisateur = Acheteur
En tant qu'Admin, connectez-vous à notre Shop: Accédez à "Account" via votre "Réglages".
Sur le côté droit, le menu s’est ouvert. Allez à la gestion des Login.
Pour ‘’créer une nouvelle personne de contact’’, vous définissez en premier quelles personnes doivent être enregistrées sur cecompte. Vous pouvez ensuite choisir :
Aucune validation nécesaire (l'utilisateur peut tout commander sans que la commande soit transmise au superviseur (admin)
Approbateur/Admin(le nouvel utilisateur est autorisé à valider les commandes d’autres utilisateurs analogue à votre login)
Permanent contrôle de validation (chaque commande donne lieu à une demande de validation de l'Admin)
Contrôle d'approbation en dehors de l'assortiment client (seules les commandes contenant des articles hors assortiment client prédéfini sont envoyées à l'admin pour approbation)
Dernier point sur le formulaire :
Approbateur pour cet utilisateur. Ici, vous avez la possibilité, si vous avez plusieurs Adminsur votre compte, d'en sélectionner un. Avec le menu déroulant, vous pourrez choisir la personne désirée.
Puis cliquez sur suivant. Définissez maintenant un nom d'utilisateur (de préférence l'adresse e-mail du client ou le nom d’un secteur ou département) et un mot de passe. Le mot de passe doit comporter au moins 6 caractères.
Vous avez à présent créé un Utilisateur et son login. Envoyez les login à l’Utilisateur concerné.
Depuis cette page, vous avez la possibilitéde gérerà tout moment,la liste des utilisateurs (en supprimer ou en ouvrir de nouveaux).
Dans le menu sous l’onglet Gestion des Logins
Processus de commande
L’utilisateur fait une commande via le Shop. Lors de la validation, il reçoit le message suivant ainsi qu'un e-mail :
Important: Les commandes ne sont terminées que lorsqu’elles sont validées. Ofrex, ne peut pas intervenir dans ce processus et ne voit pas les commandes non-validées.
En cliquant sur le dossier client, l’utilisateur voit toutes ses commandes, y compris leurs statuts.
Déroulement d’une commande par l‘utilisateur
En fonction du type de version que vous avez choisi au début, les commandes seront désormais envoyées à votre ‘’Admin’’, informé par email pour approbation. Cet e-mail contient un lien qui dirige d’Admin directement vers la commande.
L’Admin peut alors modifier en cas de besoin, valider ou supprimer la commande. Si elle est validée, l’utilisateur est alors informé que sa commande a été envoyée à Ofrex. Une fois la commande validée par l’Admin, elle sera livrée en règle générale sous 24h.
A la fin, l’Admin, reçoit le message ci-dessous.
